Vanessa og John H har meldt fra.
Tilstede: Lisbeth, John T, Knud, Pia, Lene, Henning, Birgitte og Elsebeth

Ordstyrer: John T
Referent: Birgitte

*Siden sidst ved Lisbeth:
Lisbeth har haft travlt med at sætte sig ind i tingene der er som formand. Lisbeth ser frem til at de rigtige folk kommer på de rigtige opgaver, hvor hver især føler de passer ind og kan gøre en forskel. Lisbeth vil gerne have at vi har det godt og at vi vil ta' hinandens ryg som et bestyrelsesteam, ligesom hun også vil stå bag bestyrelsen.

Vi startede sæsonen med standerhejs, sang og påskefrokost med 27 tilmeldte, det gik fantastisk og vi har hermed skabt en ny tradition. Knud og Jette stod for maden, Henrik for sanghæfter og Birgitte for borddækning og Formanden holdt tale.

Vi har 10 hussalg der bliver sat i gang i april. Vi skal huske at en vurdering kun gælder et år.

Varmepumpen er blevet sat på en app. på formandens telefon, hvorfra man kan styre varmen. Varmepumpen kan stadig betjenes manuelt med fjernbetjeningen i fælleshuset.

Foreningens arkivskab er hentet ved den tidligere formand. Arkivskabet skal stå i aflåst rum i fælleshuset.Der bliver sat lås på de 2 rum bag køkkenet, så kun bestyrelsen kan komme til vores arkiv.

Der bliver indført kontortid og telefontid, dette sker fra Maj.

*Kassererens beretning ved Knud:
Der er desværre stadig skyldnere, dette kan skyldes manglende eller forkerte mailadresser.
Vi mangler stadig en del mailadresser og korrekte privat adresser.

*Konstituering ved Lisbeth:
Bestyrelsen er blevet enige om at:
Næstformand: John T
Kassereren: Knud
Sekretær: Birgitte
Byggeudvalg: John T, Mogens og Pia
Forsikrings ansvarlig: Knud
Bestille container til haveaffald: Henning
Nøgleansvarlig: Henning

Byggeudvalgets opgaver bliver bl.a.
Gøre klar til vurderingsteamet.
Notere hvad der er lovligt og evt. ulovligt.
Følge og tjekke husbyggeriet når kolonisten har fået en byggetilladelse.
Optegne hvor der ligger vandledning og lignende på grunden.

Grøn mands opgaver bliver bl.a.
Klippe græs, rive og passe veje og stier

*Aktivitetskalender:
D. 26, 27 og 28 april: container til haveaffald.
D. 28 april: kaffe og hyggesnakke i fælleshuset.
D. 18 maj: pinse morgenmads café i fælleshuset.
D. 25 maj: kl. 10 - 13 fælles arbejdsdag.
D. 23 juni: midsommer arrangement.
D. 29 september kl. 10 - 13 fælles arbejdsdag.
D. 1 november: sæsonafslutning.
D. 1 november: Halloween i fælleshuset.

* Forretningsorden ved Knud:
Udsat til næste møde.

* Kredsen ved Lisbeth:
Der er referat af repræsentantskabsmøde på opslagstavlen ved fælleshuset.
Kredsen vil fremover betale for kørsel og mad til møderne i Kredsen.
Affaldssortering er på vej til alle kolonihaveforeninger.
Lene fra bestyrelsen og Birte har meldt sig til at hjælpe med at finde de bedste løsninger til affaldssortering.
Kontingent til Kredsen bliver sat ned i 2025.

* Fælleshuset ved Lisbeth:
Birgitte får hjælp af Nicole, til de første udlejninger.
Aida bliver ny fælleshuspasser, med Birgitte som hjælper.
Mogens styrer varmen på toiletterne.
Birte styrer rengøringen af toiletterne.

*Kommunikation ved Lisbeth:
Ny offentlig Facebook side til information fra bestyrelsen: "Sundsmark kolonihaveforening, Sønderborg".
"1/SUNDSMARK KOLONIHAVER - HYGGEGRUPPE kun for haveejere i Sundsmark koloni", fortsætter som kolonisternes private forum.
Vores hjemmeside,www.kolonihaveforeningen-sundsmark.dkbliver løbende lavet om og rettet ind. Vanessa er i gang med at give hjemmesiden et ansigtsløft og vi arbejder på om der kan komme en kalender på hjemmesiden, så man kan følge med i hvad der sker i kolonien og i fælleshuset.
Telefontid på formandens tlf.foreløbigt mandag, onsdag og fredag kl.14 til 16
(skriv gerne en sms eller mail med dit spørgsmål el. problem og husk dit navn og tlf. nr.)

*Grønt område ved Henning:
Der er blevet revet på stier og veje.
Henning vil stå for at sætte en plade og et rør på fælleshuset ved bagsiden, hvor der løber vand fra varmepumpen ned på væggen.
Henning foreslår at vi får magnet tavler som opslagstavler, og undersøger omkostninger.

*Næste møde:
Torsdag d.25 april kl. 15.30

Referat Bestyrelsesmøde 25/4-24 kl. 15.30-18.00

Til stede: Lisbeth, Pia, Lene, Birgitte, Henning, Knud, John T
Meldt fra: Vanessa, John H, Elsebeth
Ordstyrer: John T
Referent: Birgitte

Siden sidst ved formanden:
Bjarne Wiese blev bisat i onsdags og Lisbeth deltog og repræsenterede kolonihaveforeningen, der blev også sendt en bårebukket.
Formanden har sat sig ind i hus salg og har fået solgt et hus. Lisbeth har lavet et velkomst brev hvori hun byder velkommen til vores koloni og hvor der er vedhæftet diverse regler og tegninger over huset osv.
Vi vil gerne at der i fremtiden skal være en mappe der skal følge kolonihave huset med alt info omkring huset. Mappen laves løbende. Vi vil gerne have et tættere samarbejde med vurderingsteamet, så salg af huse bliver lettere og hurtigere.

Siden sidst ved Kassereren:
Der er sendt regninger ud til alle med mail. Regninger til de kolonister der endnu ikke har opdateret mail adresse hos kassereren, er Knud kørt ud med.
Husk at dem der har forsikring af kolonihaven, andre steder end hos kolonihaveforeningen, skal sende en kopi af betalt regning til kassereren.
Husk at betalingsfristen er d. 30.4.24

Punkter til behandling:
Underskrifter på referater og tavshedserklæring.
Alle skrev under og de der ikke var med til mødet skriver under
til næste møde.
Bank: mobilepay og kort til formanden.
Formanden har talt med banken og vi får et nyt kort og mobilepay på formandens telefon.

Arbejdsgrupper/opgavefordeling afsluttes:
Vejopsyn af bestyrelsen.
Vi har besluttet at dele vejene i mellem os i bestyrelsen, så vi en gang i
mellem vil gå tur i kolonien og få en snak med kolonisterne om både hæk,
ukrudt og sol og sommer.

Administrator til opdatering af medlemskartotek .
Fælleshus teknisk team.
Aktiviteter/festudvalg.
Aktivitetskalender.
Nøgler
Fælleshuset
Kommunikation
Bortfalder og tages op senere.
Grønt område:
Det køre som planlagt og der kommer container som planlagt.

Vand:

Mogens kommer kl. 17.00
Mogens fortæller at vores vinter indpakning af vand ure har virket.
Der er kun skiftet 10 vand ure og et par stop haner.
20 haner er allerede gravet ned i brønd og der er flere på vej.
På Glentevej skal der graves op igen, da en stophane er blevet Kørt skæv og
røret er fyldt med sten.
Mogens vil indhente tilbud på nedgravning af vandlåse i 3 veje.

Rundt om bordet og evt.:
Kan man hæve risten nede ved p pladsen ved Stationsvej ?
Emner til næste møde; forretningsorden, arbejdsfordeling, møde disciplin og
Evt. færre emner på dagsordenen så vi har mere tid til hvert enkelt emne.

Næste møde :
Torsdag d. 16 maj kl. 15.30

Venligst Birgitte