REFERATER FRA BESTYRELSEN
2023
Bestyrelsesmøde d. 16/5 2023 kl. 15:30.
Tilstede: Erwin, Nicole, Tina, Knud, Henning, John og Lisbeth.
Fraværende: Aida.
1) Valg af ordstyrer: John
2) Referent: Tina
3) Godkendelse af referat: godkendt
4) Beretning fra formand: De grønne mænd er i gang og skal lige koordinere deres
arbejde,
Der er forhåbentlig havesalg i gang for der er nogle haver der er vurderet.
Bomnøgler er steget så det bliver til 300 kr. i depositum.
5) Beretning fra kasserer:
Der er 20 skyldnere og der er 10 der skal have penge tilbage.Der skal sendes
rykker ud.
6) Forberede fælles arbejdesdag på lørdag d. 20 maj kl 10. 10:00
Opgave forslag:
Hvem tager sig af hvad?
Tjekk hvem der er fremmødt ( udbetaling )
Nyt fra diverse udvalg:
Havevandrin: Energivej er taget. Der er desværre mange der holder på vejene.
Forslag: lave et skilt hvor der står " bestyrelsen" på, så vi bliver set - godkendt.
Forslag: Lave et skilt som vi kan sætte i vinduviskeren at " Du må ikke parkere på
vejen - Kun af og pålæsning er tilladt.
Kreds: Har haft stormøde. Der er ikke noge vurderingskursus i år. Næste møde er
d. 27/6
8) Post og henvendelser: har modtaget tilbud med hensyn til stophanerne og
Erwin kikker igennem og kontakter firma.
9) Evt: Forslag: læse referateet op og godkende inden vi forladermødet - Blev
godkendt.
Morfartid er fra d. 1 maj til 31 august. Kun lørdag og søndag fra kl. 12 - 14.
10) Referatet oplæst - godkendt.
Næste møde er tirsdag d 6. juni kl. 15:30.
Dagsorden til bestyrelsesmøde tirsdag den 4 april kl.
15:30.
Ordstyrer: Birgitte.
Valg af referent: Tina
1) godkendelse af referat: godkendt.
2) Konstituering fortsat.
a) Valg af næstformand: John Thomsen.
b) Valg af sekretær ( opgaver på næste møde) Tina.
3) Beretning af formand (siden sidst)
Tavlerne er kommet op ude ved toiletter. Der er to nøgler hvor Erwin får den ene og Birgitte den anden - indtil videre have nøgle til fælleshuset skal skrive under på når man modtager en nøgle, og når mand afleverer dem. Der bliver snakket om en nøgleboks Facebookprofilen kører godt og er for medlemmer. Et forslag er at den skal gives til kende. Den hedder Sundsmark kolonihaveforening. Hjemmesiden bøvler Erwin stadig med, men arbejder videre med den.
4) Beretning af kasserer ( siden sidst )
Opkrævninger er sendt ud og skal betales d. 28/4. Der er nogen der mangler at betale og det er omkring brandforsikring og det er ca 10.000 kr.
Vi vil gerne have hvis man ikke har forsikring hos klonihaven, SKAL man give en kopi af policen til formanden.
5) Kort om forretningsplan ( Knud )
Har bestilt en grundbog. Ligger inde på ( frivilligheds.dk. ) Vi skal i fællesskab lave en beskrivelse om hvem der vil lave hvad og, hvem gør hvad, hvordan men snakker med hinanden o.s.v. Knud vil lave en skabelon så man evt. kan se hvordan det kan laves. Så bestyrlsen bedre kan arbejde sammen.
6) takkemiddag frivillige byggeri ( Erwin )
- Hvem, hvad, hvornår m.m.
Vi skal have lavet en fest for de frivillige og det bliver torsdag d. 27/4 kl. 17:30 og det skal være for alle tre grupper. Knud Bestiller. Birgitte og Erwin sætter sig sammn og arrangerer indbydelserne. Helstegt pattegris fra Detlefa med det hele - Knud bestiller. Forslag: samle billeder af dem der har væretmed.
Festudvalget: Erwin, Birgitte, Nicole, Lisbeth; knud.
7)Aktivitetsplan:
- Nedsættelse af udvalg foreslået sidst.
Vi snakkede om sidst at man havde et aktivitetsudvalg for at sætte noget i gang. Bliver nød til at bibeholde cafedagene. Lysfesten bibeholdes. Vi skal inddrage kolonisterne så det ikke kun er bestyrelsen der laver det hele. Halloween skal laves om til alle helgensfest og Birgitte vil gerne stå for det.
8) Årshjul i øvrigt ( Erwin )
Container 28 - 29- -30april og bestyrelsen skal holde med dem.
Container 27 - 28 - 29 oktober og bestyrelsen skal holde øje med dem.
Havevandring: Den første havevandring er i uge 18 og så den anden uge i uge 32.
Evt. tage billeder for at dokumentere og sende tl Erwin.
Fælles arbejdsdag: lørdag d.20 maj kl 10.00 og Søndag d. 15 oktober.
Pinsecafe: mandag d. 29 maj kl10 - 12 Birgitte, aida og tina hjælper.
Søndagscafe: søndag d. 18 juni
søndag d. 6 august.
Ringridning: 19 - 20 august
Lysfest: lørdag d. 2 september
Halloweenfest: lørdag 28 oktober - alle frivillige er velkommen til at hjælpe til.
9) Bestyrelsesmøder hver 3. tirsdag foreslås
- 24/4, 16/5, 6/6, 27/6 - Godkendt.
10) EVT.
Alex vil gerne lave et dukketeater fredag d. 21 april både for voksne og børn. Erwin laver et opslag... En ide med en hobbyklub er på
tegnebrættet.
Bestyrelsesmøde
Sundsmarks Kolonihaveforening.
14. marts 2023 kl. 15.30 - 17.00
Valg af ordstyrer / referent: John / Lisbeth.
Tilstede: Erwin, Knud, John, Nicole, Tina, Henning, Adelaida (aida).
Meldt fra: Birgitte.
1. Mogens - Vandmand, gæstetaler, informere om vand:
- Mogens vil gerne med til bestyrelsesmøde en gang om året for at orientere om
projekter, akutte og fremtidige, han arbejder med.
- vandmandens område er: åbne/lukke for vand,reperere ting, overfladevand,
toiletbygning.
- Ny info: udslagskumme til at tømme campingtoilet, samt pissoar lukkes om vinteren,
da den nye rørføring er blevet lagt udenfor.
- Åbning af vand til sæson 2023 sker i uge 13 fra den 27. - 31 marts og indtil lørdag
til sæsonstrat 1. april og palmesøndag.
Derfor skal alle hængelåse være taget af lågen inden mandag den 27. marts og
indtil lørdag 1. april. Dette meldes ud til alle kolonister på vores opslagstavler ved
fælleshuset og rundt i kolonien, på hjemmesiden (www.kolonihaveforeningen -
sundsmark.dk) og på medlemmernes facebookgruppe
(SUNDSMARK KOLONIHAVER - HYGGEGRUPPE), som er vores nuværende
mulige infokanaler.
Vandet er åben fra 1. april - 31. okt. efter vores vedtægter,medmindre det kræves vi
ændrer det pga hård frost dag og nat i længere tid.
- Mogens fortsætter i år med projektet: at få sat flere hovedhaner. Så der kan lukkes
for vand i meget mindre afdelinger (før blev der, ved brud og lign, likket for vand
i omkring 60 haver, nu kan han nøjes med at lukke for omkring 12 haver ad
gangen .
- Bestyrelsen bevilger, at Mogens kan få lejet gravemaskine til projektet.
- Mogens vil sørge for at nå målerstand skrevet ned, hvis vandure skiftes, så det kan
bruges ved aflæsning af vand i efteråret.
- Mogens vil gerne have 10 vandure, så han kan prioritere at kunne skifte dem, hvor
der fosser ud med vand frem for dem, som kun drypper.
- Vi vil fortsætte med at grave brønde til vandure.
- Mogens informere den nye Bestyrelse om overfladevand, hvad det er og hvordan de
tiltag der er blevet lavet de sidste år, næsten har fået styr på problemerne.
- Mogens informerer, at foreningen har en bunke skumplader, som kan bruges til
isolering af vandure, enten at til at vikle dem omkring, eller indeni en kasse.
Tak for info Mogens - Vandmand.
2. Godkendelse af referat. - Referatet godkendt.
3. Beretning fra formanden:
- Dette er et kort bestyrelsesmøde, da vi skal videre til Kredsmøde i Haderslev.
- Generalforsamlingen gik rimeligt.
- Der er et par havesalg på de huse, hvor der var manglende betaling.
4. Beretning fra kasserer:
- Ganske få skyldnere tilbage.
- Brandforsikring er sendt ud.
- 190 opkrævninger på haveleje og servicearbejde ( de 200 kr., som man får retur
når man hjælper til på Fællesarbejdsdage) ligger klar. Der er for 195.000.
Vi anbefaler alle at melde til PBS Betalingaservice.
5. Vi konstituere os i udvalg( + dem, som blev valgt på Generalforsamling)
- haveudvalg: Birgitte og John.
- Byggeudvalg: John
- Fælleshuset. Nicole (Tina og Birte hjælper)
- Flag: Bodil.
- Vandmand: Mogens (John og Henning som ½ mand)
- Toilet: Birte (+hjælper mangler).
6. En repræsentations runde af bestyrelsen:
- Erwin, blev valgt til formand for 1 år siden. Have på Havdalsvej i et par år.
- Knud, blev valgt til kasserer for 1 år side. Have på Energivej i 12 år.
- Lisbeth, været bestyrelsesmedlem i et par år. Have på Energivej i 16 år.
- Nicole, været bestyrelsesmedlem i ca 5 år. Have på Havdalsvej i 7 år.
- John, været bestyrelsesmedlem ½ år. Have på Havdalsvej i 11 år
- Henning, nyvalgt suppleant. Have på Mønstervej i et par år.
- Tina, Nyvalgt bestyrelsesmedlem. Have på Havdalsvej i 6 år.
- Adelaid/ Aida, nyvalgt Suppleant. Have på Stendansveh i 1 år.
- (+ tilføjer, ikke tilstede til mødet:
Birgitte, været bestyrelsesmedlem ½ år. Have Energivej i 13 år ).
Evt:
- Der står i vores vedtægter, at vi skal konstituere os med en næstformand og en
sekretær. Dette ønsker formanden ikke, men vil sove på det, og vi tager det op på
næste møde.
- Knud foreslår, at ejerskifte kommer med i referatet, så medlemmer kan følge med i
hvilke haver der bliver solgt.
Næste møde: tirsdag 4 april 2023 kl. 15.30 - 17.30.
Bestyrelsesmøde den 7.2.2023:
Valg af ordstyrer: John T.
Valg af referent: Birgitte
Fravær: Mustafa.
1. Godkendelse af referat: ¤ referat er godkendt.
2. Beretning fra Formand; ¤ Der er sendt rykkere ud, og det hjælper godt på indbetalingen. ¤ Har talt med Henning og Kim, at de prøver om knust beton kan løre problemet med huller i vejen.
3. Beretning fra Kasserer:¤ Opkrævninger på vand er sendt ud. Hvis man har brugt mindre end 1,5 m3 vand, sendes der ingen opkrævninger ud i år, det lave forbrug vil blive lagt på næste regning.
4. - 5. Nyt fra udvalg:¤ Kreds: forbundet vil lave regler for, hvor meget "vild med Vilje" man må have i haven.
6. Post og henvendelser.¤ kommunen har skrevet, at vi skal have container med affaldsortering. Vi hører nærmere.
7. Forberede til Generalforsamling 2023:¤ Har været i gang med at klargøre til Generalforsamlingen. Efter mødet pakker Bestyrelsen indkaldelserne,¤ Vi forslår Lisbeth til referent:¤ Vi vil i år ved indgangen til Generalforsamlingen, få medlemsliste med adresse, mail og telefonnummer.
Næste møde: tirsdag den 14. marts 2023 kl. 15.30
Bestyrelsesmøde d. 10/1 2023 . 15.30:
Fravær: Mustafa.
Valg af referent: Birgitte.
1. Godkendelse af referat:
-Alle siger OK.
2. Beretning fra formanden (inkl. Pkt. 7 ).
-politiet har været på runde i kolonienhaven, bare lige for at se hvordan her ser ud.
-Vi har heldigvis ikke haft oversvømmelser.
- Der er enighed om at næste generalforsamling holdes d. 11. Marts kl. 12.00.
-Formanden har lavet opslag til tavlen og på hjemmesiden.
-Indkommende forslag skal være formanden i hænde senest d. 11 februar.
-Formanden laver dagorden til generalforsamlingen.
-Vi holder møde d. 7 Februar kl. 15.30 for at gøre alt klart.
3. Beretning fra kassereren.
-Vi er nede på 10 personer, der stadig skylder haveleje. Det har taget lang tid at tjekke lister med kolonister der ikke har betalt, vi håber det kommer til at køre mere smertedeit, fra nu.
-De kolonister der ikke betaler til tiden, vil for fremtiden, efter gældende regler, få rykker, advlrsel og opsigelse.
-foreningen ejer grundene, men kolonisten ejer huset på grunden. Hvis en kolonist bliver opsagt, kan han/hun fjerne huset. Hvis kolonisten lader huset stå, kan foreningen sælge det og få dækket det manglende beløb der skyldes. Et evt. rest beløb sættes ind på forhenværende ejers konto-
-Vand koster i åe 18 kr. pr. kubikmeter.
-kassereren vil gerne have at datoer på div. afregninger skal hænge på opslagstavlerne.
4. Nyt fra udvalg.
- intet nyt.
5.Indkommende forslag fra Lisbeth.
-Kunne det være en god ide med en bestyrelses manual, hvor vi alle kan skrive procedure, div. deadlines og gode fif, til hvis der bliver skifte i bestyrelsen.
Alle er enige om at det er en god ide.
-Lisbeth vil indkalde til en arbedsdag i bestyrelsen, så vi kan komme i bund med div. opgaver, som feks. en manual og et årshjul.
-Da vores hjemmeside ikke fungerer optimalt, kunne det være en ide at få lavet en ny. Er der mon nogen i kolonihaven der kan lave sådan noget?
-Kan vi lave en Facebook side, hvor vi alle fra bestyrelsen kan besvare spørgsmål fra kolonisterne.
- afstemning om venneforeningen skal betale strøm på lotto aftener.
(formanden kan ikke stemme og suppleant kan ikke stemme).
1 for og 4 imod.
6. Post og henvendelser.
-Ingen
8. Evt.
-bestyrelsen vil gerne på nogle af forbundets kurser. Nicole finder ud af vilke der kan være en fordel at tage.
-Vi vil gerne have struktur på møderne og evt. hilde opfylgningsmøder.
-Vi vil holde en forårs frokost for dem der har hjulpet med byggeriet. Birgitte har lavet kort og Birgitte og Erwin finder på en tekst.
-messing skiltet fra Nordlys, skal hænges op, gerne på den grå tavle i fælleshuset.
-Næste møde er d. 7 februar kl. 15.30.
Venligst Birgitte